2023/04/10
昨今、電子帳簿保存制度への対応について、質問されるケースが増えてきました。そこで簡単に概要をまとめてみようと思います。電子帳簿等保存制度については、以下の3つに区分されます。
まず、電子帳簿等の保存があげられます。自ら作成した電子データをそのまま保存する場合をいい、仕訳帳や総勘定元帳、財務諸表及び請求書の控えなどが対象となります。一定の保存要件を満たすことなどが要求されています。
次に、スキャナ保存があげられます。取引先と紙でやり取りしたものを電子化して保存する場合をいい、請求書や領収書などが対象となります。タイムスタンプの付与、データの検索を可能にするなどの対応が求められます。
最後に電子取引によるデータがあげられます。電子でやり取りしたものを電子のまま保存する場合をいい、EDI取引（請求書等の証憑類を電子化した取引）及び電子メールによる取引が対象となります。この場合、保存するデータについて、検索を可能にすることなどが求められます。
電子帳簿保存制度の検討にあたっては、上記３つを混同してしまい、理解が進まないケースが見受けられます。対応しようとしている事項が、いずれに該当するのかを明確にした上で、検討を進めることがスムーズな導入のポイントになるかと思います。
細川